NỖI NIỀM VỀ EMAIL CỦA SINH VIÊN

Chào bạn,

Từ lâu tôi định viết một bài để "đánh động và cảnh tỉnh" giới sinh viên(1) - thành phần ưu tú và tương lai của đất nước - về việc viết Email giao tiếp trong môi trường học tập và đặc biệt là giao tiếp với Giảng viên của mình. Tôi thực sự thất vọng và buồn vì tình trạng viết thư cẩu thả, thiếu nghiêm túc, thiếu sự tôn trọng người khác (cũng chính là thiếu tôn trọng chính mình, nhưng không biết) của sinh viên càng ngày càng nhiều và càng nghiêm trọng.

Tôi và đồng nghiệp của mình (ở trường đại học) có rất nhiều ví dụ về “vụ” này và chúng tôi thường biến chúng thành những câu chuyện cười “dí dỏm” mỗi khi gặp nhau để phần nào “xua tan” bao nhiêu bức xúc khi nhận và đọc thư của sinh viên. Trước khi đề cập cụ thể, tôi thiết nghĩ cần phải giới thiệu cho bạn đọc một vài khái niệm cơ bản về Email, lợi ích của nó và thái độ của những người “chín chắn” đối với loại hình giao tiếp này, cũng như một vài đặc điểm (hay tiêu chí) cần có của một Email hiệu quả. Từ đó, tôi sẽ đơn cử vài “bức thư” cười ra nước mắt, và thử phân tích xem chúng đã thỏa mãn những “tiêu chuẩn” (của quỷ) gì để đi-vào-lòng-người và ở-lâu đến vậy. Một minh chứng cho điều tôi vừa nói là những mẫu thư đó vẫn còn lởn vỡn trong đầu tôi và tiếp tục gia tăng cộng hưởng từ những bức thư mới đây và chắc là từ cả những bức thư ngày mai mà tôi nhận (hay những đồng nghiệp của tôi nhận) từ sinh viên.

Về khái niệm, Email là một thuật ngữ trong tiếng Anh, viết tắt của Electronic Mail, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là thư điện tử. Thay vì thư của bạn được viết bằng giấy và chuyển đi đến người nhận qua đường bưu điện (nhanh nhất là đi bằng đường hàng không) thì email được lưu dưới dạng tập tin văn bản (chứa thông tin, hình ảnh, âm thanh, …) trong máy tính và được chuyển đến người nhận qua đường Internet (gần như nhận ngay tức thì nếu không có sự cố đường truyền, rất hiếm xảy ra).

Lợi ích của email thì đã quá rõ ràng, ai cũng có thể thấy, đó là tiết kiệm chi phí (rẻ), thời gian (nhanh, tức thì) và không có khác biệt giữa các người nhận ở những nơi khác nhau (gần cũng như xa). Ngày nay, do Email có nhiều lợi ích như vậy nên nó được sử dụng rất phổ biến, đặc biệt trong môi trường kinh doanh (xin việc, chào hàng, báo giá, quảng cáo, khuyến mãi …) và môi trường học thuật nói chung (giao tiếp trong học tập, nghiên cứu).

Khác với nhiều năm trước, khi email vẫn còn khá xa lạ với đông đảo quần chúng, Email ngày nay trở thành một phương tiện truyền tin rất thông dụng. Mỗi người, tùy theo loại hình và yêu cầu của công việc, có thể sở hữu nhiều hộp thư điện tử cùng một lúc, từ các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau (và hầu như miễn phí). Chính vì vậy, người ta bắt đầu phải học cách quản lý Email (phân loại, lọc lựa, lưu trữ thông tin, …) và quản lý cả cách viết Email sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả. Theo tôi biết, nhiều người nhận đến hàng trăm (hoặc nghìn) lá thư mỗi ngày (đặc biệt là những người nổi tiếng), vậy làm sao để biết thư nào cần trả lời ngay, thư nào có thể bỏ qua, thư nào để trả lời sau, thư nào cần phải xóa ngay lập tức? Chỉ còn một cách là biến các công việc đó thành “một nghệ thuật”, và điều này chỉ đạt được khi chúng ta bắt đầu tự hỏi “Bấy lâu nay ta có lưu tâm đến việc sử dụng Email không? Tai sao có những lá thư ta không bao giờ muốn mở ra? Ta đã cải thiện được gì cho công việc này sau bao nhiêu thời gian? …”. Luôn luôn có những câu hỏi cần phải được trả lời nếu chúng ta muốn thấy mình tiến triển, việc nắm vững một công cụ hay một phương tiện bao giờ cũng cần thiết vì nó làm cho công việc của ta bớt nặng nhọc hơn và đôi khi mang lại cho ta niềm vui sống.

Như vậy, không cần tôi phải nói rõ ra, thái độ đối với Email của những người nghiêm túc là thực sự quan tâm, họ muốn làm chủ phương tiện này càng nhanh càng tốt và họ không ngừng học hỏi để cải thiện các kỹ năng quản lý và viết Email của mình, từng ngày, từng ngày một.

Bài viết này không có tham vọng bao quát mọi vấn đề liên quan đến Email. Tuy nhiên, tôi có thể tổng hợp lại đây một vài tiêu chí của một Email hiệu quả:

1. Tạo dòng chủ đề ngắn gọn, phản ánh tóm lược nội dung sẽ trình bày và bắt mắt người đọc. Nếu chúng ta không có dòng chủ đề ngắn gọn, dễ hiểu và lôi cuốn thì những gì chúng ta viết trong phần thân của email sẽ không được chú ý nhiều.

2. Giữ các thông điệp của chúng ta luôn ngắn gọn. Những người online rất bận rộn, đừng lãng phí thời gian của họ (một vài đồng nghiệp của tôi nhận hàng trăm Email một ngày)

3. Kiểm tra chính tả. Dễ dàng để gởi email bằng một cái click chuột nhưng phải chú ý với những email đầy lỗi chính tả, đó là tín hiệu xấu được gởi đến người nhận, thậm chí làm cho người nhận sẽ hiểu sai vấn đề cần trình bày.

4. Dùng cả chữ hoa và chữ thường. Viết email tất cả bằng chữ hoa sẽ rất khó đọc. Thật là khiếm nhã nếu viết email toàn là chữ hoa.

5. Nếu chúng ta phản hồi lại một thông điệp (nghĩa là chúng ta dùng chức năng REPLY) thì hoặc là xóa hoàn toàn thông điệp của người gởi đến hoặc là xóa các phần không liên quan. Việc gởi lại hoàn toàn lá thư của người gởi cho người ta cảm giác chúng ta là người vội vã, đọc email không kỹ và gieo lên sự nghi ngờ trong đầu họ về khả năng không chuyên nghiệp của chúng ta.

6. Nếu chúng ta gởi một email quan trọng, hãy kiểm tra nó bằng cách gởi cho chính chúng ta trước. Điều này cho chúng ta cơ hội thấy được hình dáng của bức email mà người nhận sẽ nhận trước khi chúng ta gởi thực sự. Chúng ta luôn nhớ rằng với email, mỗi lần chúng ta nhấn nút SEND chúng ta không thể đến mailbox để nhận lại nó.

7. Nếu chúng ta gởi một email cho nhiều người và chúng ta không muốn người nhận biết những người khác đã nhận email này, chúng ta hãy dùng BCC (Blind Carbon Copy) của chương trình quản lý email.

8. Dùng file chữ ký (signature). Đây có thể là một trong những đặc trưng đặc biệt của email. Thêm vào những thông tin chính (tên công ty, số điện thoại, fax, email và thông tin website), hãy giữ cho chữ ký ngắn gọn (từ 4 đến 6 dòng).

9. Trả lời email nhanh chóng. Các nghiên cứu gần đây cho thấy rằng một tỷ lệ lớn các email hoặc không được trả lời hoặc trả lời không đúng thời hạn. Chúng ta nghĩ gì nếu ai đó không phản hồi, trả lời điện thoại của chúng ta? Điều này chẳng khác gì với việc không trả lời email.

10. Giới hạn chiều dài của một dòng từ 65 đến 70 ký tự. Nhớ rằng phần lớn mọi người đều dùng màn hình 14 hay 15 inch.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết khác ở trên internet, khá dễ dàng.

Sau đây, tôi giới thiệu đến các bạn một vài "BỨC THƯ":

(a) “em da nhan dc bai thay gui nhung mà bài tuân 1 sao nhiu` wa vay thầy” (Đây là nội dung toàn bộ bức thư của một SV gởi cho tôi sau khi nhận được tài liệu tôi gởi. Bạn có thể thấy một số nhược điểm sau: không lời chào, không xưng tên, cả tiếng Việt không dấu và có dấu dùng lẫn lộn, viết tắt theo kiểu “chat chit” với bạn bè đồng trang lứa, …)

(b) “Nộp báo cáo (Power Point - Nhóm 12)” (Thư này chỉ có tiêu đề mà không có nội dung, tôi không biết ai gởi cho đến khi phải tải file về máy và mở ra xem, tôi dạy nhiều lớp, có rất nhiều nhóm 12 như vậy, làm sao phân biệt được? Quá sơ sài và cẩu thả!!!)

(c) “chao Thay! em gap kho khan trong bai tap kinh te luong nay rat mong nhan duoc su giup do tu Thay. chan thanh cam on Thay!” (Thư này có tiêu đề là “kinh te luong”, tiêu đề này không phù hợp. Hơn nữa, sau khi tra hỏi mới biết bạn này không phải lớp tôi phụ trách. Khi nhờ sự giúp đỡ từ người khác, bạn này quên cả xưng tên mình và miêu tả vấn đề mình đang gặp, phải đến lá thư thứ ba của bạn ấy tôi mới hiểu điều bạn muốn hỏi, quá mất thời gian) …

Trên đây là một vài email tôi “nhặt nhanh” để viết bài này từ Hộp thư của mình, chắc chắn rằng nếu lấy tiêu chí này nọ để xem xét thì lôi thôi lắm.

Để kết thúc bài viết của mình, tôi mong những ai đọc bài này (đặc biệt là sinh viên) thì hãy cố gắng để rèn luyện cho mình một văn phong viết Email nghiêm chỉnh và chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công!

Ngoài ra, nếu các bạn quan tâm đến việc sử dụng Email để làm Marketing thì xin mời vào đây. Hoặc bạn có thể tham gia cuộc Khảo sát thói quen sử dụng email của người Việt ở đây.

Chúc bạn nhiều niềm vui và tiến triển mỗi ngày.

Thân mến, PVM

(1) Với tinh thần tôn trọng và thận trọng, tôi đề cập chủ yếu đến sinh viên của trường tôi đang công tác, HSU.