QUẢN LÝ THỜI GIAN (kỳ 3)

Chào bạn! Tiếp theo kỳ trước, hôm nay tôi sẽ phân tích cái quá trình “tập tành” QLTG của mình để các bạn có một cái nhìn chi tiết và hiểu hơn về những sai lầm của một kẻ mọ mẫm như tôi.

Khi bắt đầu tập QLTG, đó là những tháng ngày vừa mới tốt nghiệp đại học, chưa nhận bằng thì đã đi làm. (Tôi xin lạc đề một lúc để kể ra đây cái nguyên do thúc đẩy tôi tìm kiếm một điều gì đó mới mẻ cho đời mình.) Công việc của một kỹ sư còn quá non nớt trong nghề thật là vất vả, cái gì cũng phải học, chạy ngược chạy xuôi, bị “sai vặt” và chèn ép. Tôi cũng đã dặn lòng “vạn sự khởi đầu nan”, “cái khó ló cái khôn”, nhưng dần dà mọi thứ đều không theo ý nguyện. Tôi thấy xung quanh mình đầy những thứ tiêu cực, khác xa với hồi còn ngồi ghế nhà trường đầy mơ mộng về viễn cảnh tương lai. Tôi nhớ câu “Nón rất Huế nhưng đời không phải thế” rồi buồn đau vô hạn, thất vọng ê chề. Tôi như kẻ cuồng điên lấy sự khinh bạt để trốn đời trần trụi và che giấu muộn phiền nhân thế. Những tháng ngày đó đã vô tình biến tôi thành kẻ lãng du, phiêu bạt giang hồ, “đầu đường xó chợ” sau này (dịp khác tôi sẽ “thú tội trước bình minh” với bạn).

Sự thật là tôi quá chao đảo, vởn vơ giữa hai thái cực, một bên là chọn sống một cuộc đời ngăn nắp, có kế hoạch và một bên là sống bản năng, theo cảm hứng và bất cần mọi thứ. Và tôi đã chọn cả hai, dung hợp Hai làm Một và bắt đầu sống một cuộc đời lạ thường so với những bạn bè cùng trang lứa. Đây là cả một câu chuyện dài, nhất định tôi sẽ kể bạn nghe trong chuỗi bài viết này.

Môi trường công việc của tôi lúc ấy thật kinh khủng: chia tách, sát nhập liên miên; kẻ kéo bè người kéo cánh, không ai xem ai ra gì và sẵn sàng trù dập người khác chỉ vì lợi ích của bản thân mình. Tôi đương nhiên là một nan nhân “câm nín” vì còn quá non nớt về cả kinh nghiệm trong công việc và trong cả việc bôi nhọ, làm nhục người khác. Tôi nhớ lại đây không phải để giải tỏa căng thẳng hay thể hiện lòng phẫn nộ, mà tôi muốn cho các bạn biết một hoàn cảnh đặc biệt có thể dẫn lối con người theo những hướng nào. Tôi bắt đầu chú tâm đến hành vi của mình và người khác, tôi quan sát, ghi nhận lại mỗi ngày để tìm ra cách “ứng xử” phù hợp nhất cho bản thân mình, làm sao để đừng nghiêng ngả, dở hơi.

Qua việc làm đó, tôi học được rất nhiều điều:

Điều đầu tiên, nhiều người xem cuộc sống là một cuộc chiến, tức là cốt làm sao dành được chiến thắng, bất chấp thủ đoạn. Họ cố tạo ra các bãi chiến trường chằng chịt hào sâu hố thẳm để răn đe kẻ khác. Kết quả là có nhiều người đã bỏ đi vì không thể chịu đựng nổi. Tôi xem quan điểm này là một sự lãng phí, hay sai lầm không thể biện minh bằng bất cứ lý lẽ nào.

Điều thứ hai, nhiều người chỉ biết “giết thời gian” chứ không có khái niệm “tận dụng thời gian”. Biểu hiện bên ngoài là họ dành thời gian làm việc để: tán gẫu, chát chít, chơi game, buôn chuyện, café, … để làm sao mau đến giờ đón con về, cơm nước, nhậu nhẹt… Hậu quả là công việc ùn tắt, tồn đọng, trễ nải, tức đợi “nước đến chân rồi mới nhảy”. Tôi xem những loại hoạt động là vô bổ, thiếu tinh thần trách nhiệm và về lâu dài thì làm cho người ta trì trệ, ù lì.

Điều thứ ba, họ làm việc theo sở thích của mình và ít quan tâm đến người khác và môi trường chung, thiếu tính đồng bộ, tính chuyên nghiệp. Họ không dành thời gian để học sử dụng các phần mềm mới, công cụ mới để thiết lập một “ngôn ngữ” chung hoặc tạo dựng một kênh thông tin thông suốt trong công ty. Ví dụ, mỗi người sử dụng một phiên bản phần mềm khác nhau nên phải mất thêm thời gian để chuyển đổi định dạng file, đôi khi phải mất cả buổi chỉ vì chuyện đó, ... Họ cũng ngại thay đổi và sợ cái mới.

Trên đây là một vài bài học mà tôi đúc kết được trong quá trình làm việc của mình. Từ việc nhận biết được sự lãng phí thời gian của những người khác, tôi khởi sự áp dụng QLTG thế hệ thứ nhất của mình. Tại sao gọi là thế hệ thứ nhất? Là tại vì có thế hệ thứ hai, thứ ba và nhiều hơn nữa. Tôi bắt đầu ghi ra những thứ mà mình muốn học, muốn nghiên cứu để phục vụ cho công việc của mình và mỗi ngày tôi dành thời gian rảnh rỗi ở nơi làm việc để tôi tự học thêm hoặc cải thiện những thứ vốn có. Ví dụ, tôi tự học cách sử dụng phần mềm mới, nghiên cứu các tài liệu trên internet về lĩnh vực của mình, hoặc học cách sử dụng các phím tắt trong các phần mềm để làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tôi tập đánh máy 10 ngón một cách thuần thục và chính xác, … Tuy nhiên, tôi vẫn chưa xác định việc nào là thực sự quan trọng nhất, hay ưu tiên nhất trong ngày. Tôi làm theo quán tính và tùy hứng. Mỗi ngày tôi viết vào một tờ giấy A4 (mẫu được tôi thiết kế sẵn và in ra hàng loạt, xin xem hình dưới đây) những công việc cần làm trong ngày và cố làm sao hoàn thành chúng càng nhiều càng tốt. Lề bên trái của trang A4 đó, tôi ghi 2 câu châm ngôn để tạo sự khích lệ hay động viên cho mình trong ngày. Tôi thường làm công việc này vào tối ngày hôm trước và đặt nó trên bàn làm việc. Tôi phải xem đi xem lại nó hoài để khỏi bị bỏ sót việc.

“Châm ngôn”	Thời gian	Công việc
	Sáng:	-
	Chiều:	-
	Tối:	-

Kết quả của việc áp dụng thế hệ này là tôi đã làm được nhiều việc hơn trước, tận dụng được thời gian rảnh của mình. Tuy nhiên, tôi cảm thấy khá căng thẳng và hơi cứng nhắc trong việc xử lý các vấn đề nảy sinh, đôi khi cảm thấy đuối sức vì chạy theo công việc chỉ vì nghe câu nói “việc hôm nay chớ để ngày mai”. Tôi duy trì thế hệ này được 5 tháng, nhưng không phải tôi lên lịch cho mọi ngày, mà là ngày có ngày không, tức không đều. Tuy nó không thực sự hiệu quả (theo tôi bây giờ), nhưng rõ ràng nó đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong lúc khó khăn và đặc biệt là giúp tôi sống có trách nhiệm hơn, biết giữ lời hứa với chính mình. Ngoài ra, nó còn giúp tôi vượt qua kỳ thi cao học quản trị kinh doanh (MBA) trong khi vừa đi làm vừa phải lo lắng cho 2 người em trai học đại học. Đó là thời điểm năm 2006, một năm đáng nhớ và phi thường đối với tôi. Cuối năm này, tôi quyết định nghỉ việc để toàn tâm toàn lực theo đuổi MBA mà tôi nghĩ sẽ rất nhiều thách thức đối với một kỹ sư điện với ít kinh nghiệm về quản lý, ngoại trừ cái kinh nghiệm về sự yếu kém trong quản lý mà tôi quan sát được trong môi trường làm việc trước đây. Cuộc đời sang trang.

Khi tôi bắt đầu đi học MBA, tôi rất hăm hở vì MBA được đánh giá cao trên thế giới, tôi nghĩ nó sẽ là bùa hộ mệnh làm nên những kỳ tích của mình trong tương lai. Với quan niệm đó, tôi thực sự rất cố gắng để học tập và nghiên cứu. Tôi cảm thấy mình thèm học hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, vì cái gốc kỹ thuật quá sâu nặng và kinh nghiệm thực tế không nhiều nên tôi rất kém nhạy bén trong việc xử lý các tình huống kinh doanh. Đậu MBA thực sự là niềm vui của tôi. Và như một người ngủ quên trên chiến thắng, tôi dần dần đánh mất kỹ năng quản lý thời gian và cái công cụ là 1 tờ giấy A4 nọ. Đơn giản là vì tôi nghĩ bây giờ mình không phải đi làm, thời gian mình có nhiều, cần gì phải QLTG nữa. Vậy là sau hai tháng đi học MBA, tôi lìa xa thế hệ QLTG đầu tiên của mình. Mãi hơn 1 năm sau đó, thế hệ thứ hai mới ra đời. Nguyên do xuất hiện và hình thù nó ra làm sao? Tôi sẽ nói rõ trong kỳ tiếp theo.

Cảm ơn bạn đã lắng nghe tôi trong một bài viết dài hơi như thế này. Chúc bạn những ngày sống tràn đầy hạnh phúc.

PVM. Sg, 25/03/2011

Kỳ trước (kỳ 2) . . . Kỳ tiếp theo (kỳ 4)